Guia para clínicas

CRIANDO VÍNCULO COM OS PACIENTES

Você pode criar um vínculo com os pacientes de duas formas: a primeira é criando uma conta para o paciente e a outra é buscar por uma conta existente.

Criando uma conta para o Paciente

Caso seu paciente ainda não tenha uma conta na ODAPP, você pode criá-la e depois enviar os dados de acesso para ele. 

Para isso, vá em Meus Pacientes no menu lateral da plataforma e depois em Criar Conta. Preencha os dados do paciente e da família e clique em Salvar. A conta automaticamente fará parte da sua lista de pacientes. 

Criando vínculo com uma conta já existente de Paciente

Se o seu paciente já tem uma conta criada é ainda mais simples!

Vá em Vínculos e depois em Pacientes. Clique em Adicionar e procure pelo nome do paciente ou pelo nome de seu responsável. Escreva uma mensagem e clique em Enviar. Agora é só esperar que ele aceite a solicitação.

CRIANDO VÍNCULO COM A EQUIPE CLÍNICA

A tela de Parâmetros está localizada ao final do menu lateral da plataforma. Ela é destinada às configurações gerais dos registros, coletas e análise de dados de todos os materiais que você for utilizar na ODAPP. 

Por exemplo, por lá você define os Tipos de Respostas que serão utilizados nos Programas e Avaliações e também os parâmetros do IDM, cálculo que auxilia na análise das Avaliações (ver O que é Cálculo de IDM? nas dúvidas frequentes deste guia).

Dica importante💡 

Qualquer configuração ou edição feita pela aba Parâmetros será aplicada a todos os materiais cadastrados em sua Biblioteca.

CONFIGURANDO OS TIPOS DE RESPOSTAS DE PROGRAMA

Vá em Parâmetros. Na aba de Tipos de Respostas em Programa, clique em Adicionar para cadastrar um novo padrão. 

Em Tipo, você pode selecionar uma das 25 ajudas pré cadastradas na plataforma e em Rótulo você pode nomear a ajuda da forma que sua clínica está acostumada no dia a dia. O rótulo que você definir irá aparecer nos gráficos de desempenho do Programa. 

Clique em Salvar e pronto! Agora os aplicadores terão acesso a esse padrão de resposta quando estiverem coletando informações de uma questão em Treino durante a aplicação de um Programa.

Dica💡 

Escolha rótulos curtos para facilitar a visualização dos aplicadores no app.

Você também pode selecionar os Tipos de Respostas específicos que ficarão disponíveis para os Treinos em cada Programa. 

Para isso, ao editar um Programa, vá na aba Questões e Treino e selecione quais tipos de ajudas estarão disponíveis para o Treino do Programa em questão. Caso precise, você também pode adicionar um novo Tipo de Resposta na mesma tela.

CONFIGURANDO OS TIPOS DE RESPOSTAS DE AVALIAÇÃO

Vá em Parâmetros. Em Tipos de Respostas em Avaliação, clique em Adicionar para cadastrar um novo padrão. Em Nome, você vai adicionar o status da habilidade, que em nosso exemplo é Adquirido, e em Valor, o peso da respectiva resposta, que aqui vamos colocar 1, em uma escala decimal de 0 à 1. 

A definição desse valor é importante para o cálculo do IDM, o Índice de Desenvolvimento Médio (saiba mais em O que é Cálculo de IDM? nas dúvidas frequentes deste guia).

Escolha uma cor para representar cada resposta e clique em Salvar. Assim ficará mais simples a análise de dados depois.

Dica💡 

A cor que for definida irá representar o tipo de resposta nos gráficos de desempenho e também na coleta de dados pela conta profissional.

Assim como em Programa, você pode criar um Tipo de Resposta durante a montagem de uma Avaliação, além de escolher dentre as que já estão cadastradas e personalizar as que farão parte do material em questão. 

CONFIGURANDO O CÁLCULO DE IDM

O Índice de Desenvolvimento Médio (IDM) é o resultado das médias de alcance de cada habilidade observada em uma Avaliação.

Para configurar os critérios para este cálculo, vá em Parâmetros e depois em Cálculo de IDM. 

Aqui você pode optar por dois parâmetros diferentes que servirão de base para o cálculo. 

(Pontuação Atingida ÷ Total de Questões na Seção) x 100

(Pontuação Atingida ÷ Número de Questões Respondidas na Seção) x 100

O primeiro parâmetro considera todas as questões da seção, inclusive as que não foram respondidas ou não tiveram nenhum registro durante o atendimento.

 Já o segundo conta apenas com as questões respondidas, desconsiderando as que não receberam qualquer registro. 

A configuração de IDM realizada pela aba de Parâmetros será aplicada a todos os resultados de Avaliações observados na Pasta do Paciente e também na montagem dos Planos Terapêuticos.

Para montar um Programa vá em Biblioteca no menu lateral, e depois em Programas.

CADASTRANDO INFORMAÇÕES GERAIS

Clique em Adicionar e comece a preencher os campos.

Preencha o nome e o objetivo do Programa. Descreva o procedimento que o aplicador deverá seguir durante o atendimento e defina os critérios de avaliação a serem seguidos pelo profissional. 

Você também pode acrescentar links de materiais complementares. Basta colocar em Descrição do Link um título de identificação do material e no campo abaixo a URL copiada da página que você deseja enviar.

Caso queira, envie também um vídeo do Youtube para que sirva de referência ao aplicador e uma imagem para personalizar o material.

Você consegue ver como todas essas informações aparecerão para o aplicador em seu aplicativo no modelo ao lado que simula a tela do smartphone. 

CADASTRANDO QUESTÕES E TREINOS

Terminada a primeira parte, vá para a aba Questões e Treino. Clique em Adicionar Questão e cadastre os formatos de registro que você irá precisar neste material. 

Você terá 4 tipos de registro: Checkbox, Texto, Número e Contador. 

Checkbox: campo de seleção de opções.

Texto: campo de texto escrito por extenso.

Número: campo de seleção de numeral.

Contador: campo de registro de ocorrência.

Dica de uso💡 

Para acompanhar a ocorrência de um comportamento disruptivo durante o atendimento, você pode criar uma questão intitulada “comportamento inadequado” e escolher o Contador como o formato de registro. Assim, toda vez que a criança realizar algum comportamento que não seja adequado, o profissional poderá fazer a contagem em tempo real no app.

Cadastre todas as questões necessárias e selecione as que farão parte do Programa em questão. E não se esqueça de clicar em Salvar. 

Observação: as questões cadastradas aqui estarão disponíveis para serem aproveitadas em outros Programas também.

Caso queira, você também pode escolher quais dessas questões deverão entrar em Treino durante o atendimento. 

Os Treinos são questões que geram gráficos de desempenho, por isso são normalmente usados para o treinamento de habilidades que estão sendo desenvolvidas e que precisam de repetição. 

Após definir os Treinos, basta escolher como eles deverão ser respondidos. 

Clique em Adicionar/Selecionar para escolher dentre os Tipos de Respostas já cadastrados anteriormente na tela de Parâmetros (ver Tela de Parâmetros aqui no guia), ou então cadastre um novo Tipo de Resposta nesta mesma tela e clique em Salvar. 

Dessa forma, o aplicador terá acesso apenas aos Tipos de Respostas necessários para este Programa, facilitando sua análise depois.

Na aba Biblioteca no menu lateral da plataforma, vá em Anamneses e clique em Adicionar.

Preencha o campo Nome com o título do documento e acrescente uma Descrição. 

A Anamnese é um questionário que pode ter formatos diferentes de resposta.

Dentro do campo Questões, na linha Descrição, escreva o enunciado da questão que você deseja acrescentar ao documento. Você também pode escolher se a questão deverá ser obrigatoriamente respondida e acrescentar um detalhamento para guiar o aplicador.

ESCOLHENDO OS TIPOS DE RESPOSTAS EM ANAMNESES

Vá em Biblioteca do menu lateral e depois em Avaliações. Clique em Adicionar para começar a criar a avaliação.

Dê um título ao material no campo Nome e descreva o detalhamento da avaliação e orientações para o aplicador em Descrição.

No campo Cálculo de IDM você pode escolher sobre qual parâmetro você gostaria que fosse realizado o cálculo desta avaliação. Caso não selecione nenhuma opção, o cálculo seguirá o padrão configurado pela clínica em Parâmetros.

Dica💡

Para saber mais sobre o Cálculo de IDM, vá no item Tela de Parâmetros deste guia.

ADICIONANDO OS TIPOS DE RESPOSTAS NA AVALIAÇÃO

Em Tipos de Resposta selecionados, clique em Adicionar/Selecionar para escolher quais serão as opções disponíveis para o aplicador utilizar ao responder as questões que serão adicionadas nesta avaliação. 

Dica💡

Ao selecionar os Tipos de Resposta na avaliação, você pode escolher dentre os que já foram cadastrados anteriormente na aba Parâmetros ou então cadastrar um novo Tipo de Resposta. Esse novo tipo ficará disponível para ser selecionado durante a montagem de outras avaliações.

CADASTRANDO AS QUESTÕES NA AVALIAÇÃO

No campo abaixo dos Tipos de Resposta, você poderá cadastrar as questões que irão compor sua avaliação.

NÍVEIS

Você pode usar a divisão em Níveis para separar a Avaliação em graus de dificuldade.

Por padrão do sistema, a Avaliação já vem configurada no nível 1. Para acrescentar um novo nível, clique no sinal de + ao lado esquerdo da tela. 

QUESTÕES

As questões podem ser organizadas em seções e divididas em categorias.

Para organizar as questões em seções, vá no campo Nova seção* e digite o título da seção. Exemplos: "Competências Sociais", "Comunicação Expressiva" etc.

Dica💡

Títulos curtos funcionam melhor para a visualização do aplicador no aplicativo.

Clique na seta da seção cadastrada e digite o comando ou enunciado da questão na linha que surgir. Clique no botão pequeno com sinal + ao lado para adicionar a questão que você acabou de criar.

Dica💡

Títulos curtos funcionam melhor para a visualização do aplicador no aplicativo.

Caso precise apagar todo o texto da questão, clique no ícone com 3 traços ao lado. 

Se preferir excluir a seção, clique no botão vermelho com o sinal de - ao lado.

Para modificar o título da seção, clique em Editar. Já, para excluir a seção inteira, clique em Remover.

O Plano Terapêutico é um material pensado para trabalhar as habilidades que ainda precisam de atenção no tratamento do paciente.

Por isso, este material depende da realização de ao menos uma Avaliação para que os pontos de atenção sejam mapeados.

Dica💡 

Para saber mais sobre Avaliações, leia o item Montando uma Avaliação deste guia.

Para montar um Plano Terapêutico, vá em Biblioteca no menu lateral e depois em Planos terapêuticos. Clique em Adicionar para começar.

ACESSANDO AS INFORMAÇÕES BÁSICAS

Selecione o paciente desejado e depois escolha uma das Avaliações que já foram realizadas.

Caso queira, adicione uma descrição do Plano Terapêutico para identificá-lo.

ANALISANDO OS DADOS

Gráfico de Teia

Ao selecionar uma Avaliação, você terá acesso ao desempenho do aprendiz de acordo com a coleta realizada.

No gráfico de teia é apresentado em porcentagem o quanto que o paciente em questão tem de determinadas habilidades observadas na Avaliação. 

Dica💡 

Cada vértice representa uma habilidade. Quando mais próximo o preenchimento interno está de cada vértice, maior o domínio da habilidade.

IDM - Índice de Desenvolvimento Médio

Neste campo você consegue acessar as médias de alcance de cada habilidade observada na Avaliação em questão. Essa porcentagem é o que chamamos de IDM. 

Dica💡 

O IDM pode ser calculado levando em consideração todas as questões da Seção ou apenas as questões que foram respondidas. Para saber mais, veja o item Tela de Parâmetros deste guia.

Ao expandir a aba referente à habilidade, você tem acesso ao status de sucesso em cada questão. 

Dica💡 

Cada status é definido pela própria clínica ao cadastrar um Tipo de Resposta para Avaliação e selecionar os que farão parte da Avaliação na montagem do material.

MONTANDO O PLANO TERAPÊUTICO

Acrescentando questões ao Plano Terapêutico

Com a aba da habilidade expandida, selecione as questões que desejar para que elas sejam trabalhadas no Plano Terapêutico. Assim, as habilidades específicas que ainda não foram adquiridas serão trabalhadas.

Critérios de aceite

Na aba Plano, clique em cada uma das habilidades e defina os critérios de aceite. Você pode começar acrescentando instruções gerais e observações para o aplicador no campo Descrição.

Logo abaixo do campo Descrição, cada questão selecionada na tela anterior estará listada. 

Na linha em branco você consegue definir o tipo de ajuda que o aplicador poderá oferecer ao paciente de maneira específica para cada questão ou o estímulo específico.

Dica💡 

Opte por siglas ou poucas palavras para indicar as ajudas por questão. Isso facilitará a visualização do aplicador.

No campo Meta, você define a quantidade de acerto que é esperado durante a terapia. Já no campo Opts (Oportunidades) você seleciona a quantidade máxima de tentativas que o aplicador poderá dar ao aprendiz antes de encerrar o atendimento.

Existem duas formas de enviar materiais para os pacientes: uma é pela Biblioteca e a outra é pela pasta do paciente.

ENVIANDO MATERIAIS PELA BIBLIOTECA

Clique em Biblioteca no menu lateral e depois em Enviar. 

Na tela de Enviados, clique no botão Enviar no topo direito da tela.

Selecione o paciente que deverá receber o material. 

Em Tipo de Biblioteca, escolha entre Programa, Avaliação, Anamnese e Plano Terapêutico o tipo de material que você pretende enviar. Em Biblioteca, busque pelo material específico já cadastrado na Biblioteca e em Profissionais, selecione quem terá acesso ao material selecionado.

Clique em Enviar e pronto.

Dica💡 

Caso não encontre o profissional desejado, verifique se já existe um vínculo entre ele e sua clínica acessando a aba Vínculos > Profissionais no menu lateral.

ENVIANDO MATERIAIS PELA PASTA DO PACIENTE

Outra forma de gerenciar os envios de materiais de maneira prática é pela pasta do paciente.

Basta ir em Meus Pacientes no menu lateral e depois escolher o paciente para quem o material será enviado. Na primeira aba Materiais, clique no botão Enviar no topo direito da tela. 

O procedimento é igual ao envio pela Biblioteca, porém não precisa selecionar o paciente.

PERMISSÕES DE ACESSO DA FAMÍLIA PELO APP

Caso queira que a família acompanhe o desempenho do aprendiz no tratamento ou então participe ativamente realizando as atividades em casa, habilite o acesso da conta familiar marcando as caixas de seleção ao final da tela de envio.

Dica💡 

Trazer a família para participar do desenvolvimento da criança, aumenta as chances de sucesso no tratamento!

Ao Permitir que a família realize o programa, o familiar poderá realizar registros nos materiais que forem compartilhados com ele a partir de seu aplicativo.

Dica de uso💡 

Uma boa forma de engajar a família nos combinados em casa é preparar materiais específicos para ela, com observações claras e vídeos com exemplos de como realizar a atividade em casa. 

Acessando a pasta do paciente

Vá à aba Meus Pacientes do menu lateral. Lá você encontra as pastas de todos os pacientes com os quais sua clínica está vinculada.

No caso de uma conta de Supervisor ou Espectador, estará disponível apenas as pastas dos pacientes compartilhados pela clínica para o profissional em questão.

Na pasta do paciente você tem acesso ao gerenciamento de envio de materiais, à equipe que o acompanha, aos resultados e registros da Folha de Evolução, da Prescrição, dos  Programas, das Anamneses, das Avaliações e dos Planos realizados. 

Além disso, todos os vídeos registrados no momento das intervenções podem ser acessados na aba Vídeos, e as informações cadastrais são encontradas em Informações Básicas.

GERENCIANDO A EQUIPE CLÍNICA

Na aba Equipe, dentro da pasta do paciente, é possível acrescentar ou retirar profissionais da equipe responsável pelos cuidados com o paciente, além de também editar o compartilhamento de materiais com a equipe.

Adicionar um profissional à equipe

Clique em Adicionar Profissional e em seguida selecione o profissional desejado no topo da tela.

Filtre o tipo de material que você deseja compartilhar com ele. Por padrão do sistema, o primeiro tipo exibido é o Programa. 

Logo após, marque na caixa de seleção os materiais que serão enviados. Clique em Confirmar e pronto, os materiais já estarão compartilhados e o profissional já estará vinculado ao paciente.

Dica💡 

Os profissionais que estarão disponíveis para serem incluídos a uma equipe serão os que já tiverem um vínculo com a clínica. Caso não encontre o nome desejado, verifique se sua clínica já se vinculou a ele. Saiba mais sobre vínculos em Como criar um vínculo com os Pacientes e a Equipe Clínica aqui neste guia.

Editar compartilhamentos

Ao clicar sobre o nome do profissional, você terá acesso aos materiais compartilhados ou não com ele. 

Caso queira compartilhar algum desses materiais basta selecionar o material ou, então, retirar a seleção se seu objetivo for remover o compartilhamento. 

Clique em Salvar antes de sair.

A conta clínica e a conta supervisora podem preencher Folhas de Evolução e também Prescrições. Os demais materiais devem ser coletados apenas pela conta profissional.

PREENCHENDO UMA FOLHA DE EVOLUÇÃO

Vá em Coletar Dados no menu lateral. Escolha o paciente desejado e depois, na aba Folha de Evolução clique em Adicionar. 

Na janela de registro da Folha de Evolução, basta preencher o campo Título, selecionar a data e hora de coleta e acrescentar suas observações no campo de Comentário.

Selecione a opção Permitir que a família visualize esta evolução para que a família tenha acesso ao registro direto de seu próprio aplicativo.

Não esqueça de clicar em Salvar antes de sair.

PREENCHENDO UMA PRESCRIÇÃO

O gerenciamento da agenda é exclusivo da Plataforma web. Por lá, tanto o administrador da conta clínica quando o supervisor podem realizar os agendamentos e excluir eventos. Pelo aplicativo, o profissional e o familiar podem visualizar seus compromissos e confirmar ou recusar atendimentos. 

AGENDANDO UM ATENDIMENTO

Clique em Agenda no menu lateral da plataforma. Você pode escolher a aba Por Paciente para visualizar os agendamentos a partir dos pacientes ou Por Profissionais, para ter uma visão de acordo com os profissionais.

Na aba escolhida, clique no sinal de + no canto superior direito para agendar um atendimento, ou então clique diretamente na data desejada no calendário.

Selecione o paciente e, logo em seguida, o Profissional que irá atendê-lo. Defina a data e horário do início do atendimento e também do final.

Dica 💡

Caso não tenha nenhum profissional disponível para o agendamento, verifique se a equipe clinica do paciente já foi configurada na aba Equipe, dentro da Pasta do Paciente.